Postup výběrového řízení

1.2. Postup výběrového řízení
1. Formulace celkového záměru vývoje IS/IT
Většinou ve formě informační strategie, obsahující vize, cíle, hlavní charakteristiky plánovaného stavu IS/IT, přínosy, globální architekturu (tj. jednotlivé komponenty tvořící IS/IT). U každé komponenty způsob získání (vlastní vývoj, vývoj externím dodavatelem, nákup TASW).
2. Příprava soutěže
Jmenování výběrové komise, tvorba poptávkového dokumentu (RFP), tvorba soustavy kritérií pro hodnocení nabídek. Hlavním zdrojem pro tvorbu RFP je informační strategie.
3. Vyhlášení soutěže
Forma může být veřejná nebo neveřejná.
4. Přihlášení do soutěže a vypracování nabídek uchazeči
Zahrnuje poskytnutí RFP účastníkům. Přihlášení do soutěže může být vázáno splněním obligatorních podmínek (např. formální požadavky na strukturu nabídky). Konzultace uchazečů k RFP může mít podobu společné konference zadavatele se všemi uchazeči nebo individuální konzultace.
5. Vyhodnocení nabídek
Probíhá ve 2 krocích: V 1. kroku se nabídky posuzují pouze podle obligatorních kritérií a vyřazují se ty, které je nesplňují. V případě velkého počtu nabídek, které tímto hodnocením projdou, je možné kritéria zpřísnit, aby do další fáze prošel přijatelný počet. 2. krokem je detailní hodnocení nabídek. Ty se ohodnotí podle předem stanovených pravidel a kritérií.
6. Analýza referenčních instalací
Cílem je posoudit vhodnost navrhovaného řešení v podmínkách firmy (zadavatele) a reálnost nabídek.
7. Prezentace nabídek
Rozdělena do 2 kroků: V 1. kroku se posuzuje vhodnost nabízeného ASW (funkce splněné/nesplněné, rozsah nadbytečných funkcí, parametrizace, UI ad.). 2. krokem je prezentace řešitelských týmů před výběrovou komisí. Cílem je objasnění dosud otevřených problémů a poznání potenciálního řešitelského týmu. Poté se upřesní ohodnocení jednotlivých nabídek a vyberou se (cca) 3 nejlepší uchazeči.
8. Zpracování úvodní studie
Smlouva se uzavírá nejprve na ÚS, zpravidla s 2 uchazeči (3. je náhradníkem). Cílem je detailizovat předchozí nabídku tak, aby navrhované řešení při respektování omezujících podmínek (finančních časových, personálních, technických) optimálně naplňoval požadavky podniku. Součástí ÚS je vytvoření a ověření prototypu a návrh smlouvy na celou dodávku. ÚS jsou hrazeny zadavatelem.
9. Vyhodnocení úvodních studií a podpis smlouvy s vítězem soutěže
Po vyhodnocení ÚS od uchazečů je uzavřena smlouva s vítězem.
10. Činnosti po uzavření smlouvy
Požadovaný rozsah a pravidla kooperace zákazníka s dodavatelem musí být součástí nabídky a dále uzavřené smlouvy.