Činnosti, které je nutné provést před vlastním zavedením IS/IT

1.2. Činnosti, které je nutné provést před vlastním zavedením IS/IT
Plán zavedení, vytvoření potřebných materiálů, testování aplikací, určení materiálů, navržení testu akceptace, nastavení přístupových práv, plán zajištění podpory uživatelům (help desk) jsou provedeny v etapě implementace viz. (Zdroj [1], str. 312-314)
Seznámení zaměstnanců zákaznického podniku se změnami by mělo probíhat průběžně během projektu. Cílem je zabránit odporu uživatelů, který může být způsoben nedostatečným informováním o změnách viz. (Zdroj [2]).
 Vytvoření plánu zavedení - Vytvoří se detailní přehled činností, které bude vyžadovat zavedení IS/IT, činnosti se rozplánují do jednotlivých dní (týdnů) a určí se zodpovědné osoby za tyto činnosti. Určí se zaměstnanci zákaznického podniku, kteří se budou na zavedení podílet. Plán zavedení musí zohlednit způsob realizace:
 spálené mosty
 současné používání starého a nového systému
Systém může být implementován najednou nebo po částech. Podle toho rozlišujeme:
 pilotní projekt (zavedení nejprve v jedné lokalitě a následné využití zkušeností v ostatních lokalitách)
 zavedení celého systému najednou
 postupné zavádění modulů, funkcí apod.
Plán zavedení musí obsahovat způsob konverze z původního systému na nový a způsob konverze dat např. ve formě příručky pro konverze a zavádění.
 Vytvoření potřebných materiálů - Musí být vytvořena dokumentace programů a procedur, uživatelská dokumentace + provozní příručky. Musí být vytvořeny školící materiály (slide, příklady řešení úkolů, atd.)
 Testování aplikací - Před vlastním zavedením musí být jednotlivé části aplikace (procedury, funkce, moduly, úlohy, atd.) otestovány. Rozsah testování je volen podle optimálního poměru „cena/výkon“ tj. čím větší je rozsah testování, tím je nákladnější a časově náročnější. Nikdy nelze opravit všechny chyby v systému popř. opravení určitého malého procenta chyb je velmi nákladné.
 Určení nákladů na zavedení
 Navržení testu akceptace - Měl by být vytvořen speciální test, který má kontrolní funkci pro zákazníka a jehož výsledky jsou důležité pro zahájení provozu systému. Na jeho základě je systém certifikován a označen jako provozu schopný.
 Příprava na seznámení zaměstnanců zákaznického podniku s připravovanými změnami - U větších projektů je pravděpodobně optimální uspořádat setkání řešitelů s uživateli, při kterém jsou uživatelé seznámeni s plánem zavedení. Cílem je zákazníka uvolnit, odstranit pocit negativních důsledků, vyvolat pocit změny, podat jednotné informace o zavedení.
 Nastavení přístupových práv - Tato činnost může proběhnout před nebo při vlastním zavedení.
 Plán zajištění podpory uživatelům v prvních fázích provozu systému a vytvoření provozních pokynů - plán, jak bude zajišťována podpora uživatelů při zavedení a počátečním období běhu IS. Určí se, kdo bude zajišťovat podporu. Vytvoří se provozní pokyny pro uživatele, jak postupovat v případě problémů se systémem apod.