Průběh výběrového řízení dle metodiky ČSSI

Průběh výběrového řízení dle metodiky ČSSI
1. Formulace informační strategie podniku
2. Příprava soutěže
– jmenování výběrové komise (top management, IT, externí konzultant)
– tvorba poptávkového dokumentu (detailní vymezení funkcionality systému, kritéria pro hodnocení nabídek)
3. Vyhlášení soutěže
4. Přihlášení dodavatelů do soutěže, poskytnutí poptávkových dokumentů
5. Vyhodnocení nabídek
– vyřazení nabídek nesplňujících základní kritéria
– detailní hodnocení zbývajících nabídek (do dalšího kola postoupí 4-6 nabídek)
6. Analýza referenčních instalací (patrně nejdůležitější část výb. řízení)
7. Prezentace nabídek, diskuse
– výběr 3 nejlepších uchazečů
8. Vypracování úvodní studie dvěma nejlepšími uchazeči (na úvodní studii se uzavírá zvláštní smlouva, UST hradí zadavatel)
9. Vyhodnocení UST, uzavření smlouvy s vítězem výběrového řízení (pokud se nedohodnou, uzavře zadavatel smlouvu se 2. nebo 3. uchazečem)
10. Činnosti po uzavření smlouvy (spolupráce zadavatele a dodavatele na tvorbě IS)
Náležitosti smlouvy o dodávce komplexního IS
Právní vztahy v rámci systémové integrace jsou ošetřovány zejména následujícími typy smluv:
• Smlouva o dílo – doporučuje se pojmout jako rámcovou smlouvu, která upravuje náležitosti dalších obchodněprávních vztahů v rámci SI. Smlouva o dílo se rovněž použije pro následující části projektu:
 Zhotovení zakládací listiny projektu, úvodní studie, projektové dokumentace…
 Implementaci IS
• Kupní smlouva
 Je-li předmětem systémové integrace i dodání HW či jiného materiálu (Obchodní zákoník vylučuje ošetření takového právního vztahu smlouvo o dílo).
• Inominátní (nepojmenované) smlouvy. Pro následující vztahy se používají speciální smlouvy, které nejsou upraveny ObchZ:
 Smlouvy o poskytnutí práv k užití IS (časová omezenost práv, výlučnost užití, převoditelnost práv, stanovení poplatků za údržbu)
 Smlouvy o školení uživatelů
 Smlouvy o poskytování služeb podpory a údržby – činnosti nad rámec smluvní záruky nezbytné pro správný chod systému.
Typická struktura smlouvy o SI
• Smluvní strany – zhotovitel+objednatel
• Vysvětlení použitých termínů. Tyto jsou pak zpravidla v textu uváděny velkým písmenem.
• Předmět smlouvy
 Analýza a návrh komplexního IS včetně integrace stávajících komponent IS, které nebudou předmětem řešení.
 Vývoj a dodávka IS, řešení problémů vzniklých v průběhu projektu
 Migrace dat ze stávajícího IS
 Dokumentace projektu, školení uživatelů
 Záruční a pozáruční servis a úpravy IS
• Cena
 Možné přístupy stanovení ceny
 Time & material: cena závisí na době trvání projektu a využitých zdrojích. V takovém případě vede zhotovitel tzv. Activity Reports.
 Fix time & price: pevná cena a doba trvání projektu stanovená ve smlouvě
 Inflační či kursové doložky: možnost úpravy ceny v závislosti na vývoji inflace nebo výkyvech kursu domácí měny objednatele k měně zahraničního dodavatele.
• Platební podmínky
 Platby budou probíhat podle smluveného platebního kalendáře
 Neexistuje-li platební kalendář, stanoví se ve smlouvě náležitosti faktur, forma platby, splatnost a úroky z prodlení s placením.
• Termín plnění
 Termín plnění, jednotlivé kontrolní dny a další náležitosti jsou zaznamenány v Plánu projektu, který je přílohou této smlouvy.
• Předání a převzetí plnění
 Akceptační procedura: vymezení akceptačních kritérií a plánu akceptačních testů. Identifikace vad produktu v rámci akceptačních testů:
 Vada první úrovně: brání základnímu užívání systému, akceptační testy je třeba pozastavit do odstranění této vady.
 Vada druhé úrovně: brání užívání části systému, systém není schopen zpracovat požadovanou provozní zátěž.
 Vada třetí úrovně: Způsobí částečný neúspěch akceptačních testů, neohrožuje provoz systému a uložená data.
 Vada čtvrté úrovně: pouze kosmetická vada, neohrožuje provoz.
Dle smluvních podmínek doporučovaných ČSSI se akceptační testy považují za úspěšné, pokud systém nevykazuje ani jednu vadu 1. a 2. úrovně a maximálně 5 vad 3. úrovně.
 Ověřovací provoz: ostrý provoz se skutečnými daty, stanovena délka ověřovacího provozu a sledovaná kvalitativní kritéria provozu. Opět se sledují výše uvedené 4 úrovně vad.
• Předání a převzetí dokumentace: Dokumenty vymezené ve smlouvě předá zhotovitel objednateli jako návrh, objednatel vypracuje případné připomínky, které zhotovitel následně do těchto dokumentů zapracuje.
• Práva a povinnosti smluvních stran
 Zhotovitel
 Předat stanovené plnění dle časového harmonogramu
 Zajistit odpovídající počet pracovníků s potřebnou kvalifikací (dle předimplementační studie)
 Informovat objednatele o průběhu prací a případných problémech
 Objednatel
 Poskytnout požadovanou součinnost
 Jmenovat pracovníka pověřeného stykem se zhotovitelem
 Zajistit zhotoviteli spolupráci s klíčovými osobami z hlediska realizace projektu
• Smlouva by měla též upravovat součinnost a komunikaci objednatele a zhotovitele
 Určení způsobu předávání informací (pravidelné schůzky, pravidla pro používání e-mailu, záznamy o tom, kdo komu co předává, atd.)
 Povinnost objednatele a zhotovitele vzájemně se informovat o důležitých skutečnostech
 Vymezení organizační struktury projektu
• Vlastnická práva k předmětu plnění nebo jeho části: přecházejí na objednatele dnem úplného zaplacení předmětu plnění nebo jeho části
• Práva k užití
 Objednatel smí dílo používat v souladu s licenčními podmínkami uvedenými ve smlouvě nebo obecnými licenčními podmínkami (ustanovení o prodeji/pronájmu díla, vytváření kopií apod.).
 Možnost ustanovení o výlučném používání díla objednatelem
• Odpovědnost za škody
 Odpovědnost za škody vzniklé zhotoviteli
 Odpovědnost za škody vzniklé objednateli
• Záruka
 Záruční lhůta (délka, od kdy začíná běžet)
 Za jaké škody či vady vzniklé během záruční lhůty odpovídá zadavatel
 Záruka za komponenty dodané třetími stranami
 Postup při reklamaci, možnost servisu systému třetími osobami
• Změnové řízení
 Podmínky pro zahájení změnového řízení
 Postup změnového řízení
• Přílohy
 Popis funkcionality systému
 Popis architektury systému
 Plán (harmonogram) projektu
 …
Řešení v případě integrace zadavatelem
Oproti systémové integraci prováděné jinou firmou jsou zde tyto rozdíly:
• Absence smlouvy na úvodní studii
• Rozdíl v pojetí projektu (tedy jiný předmět smlouvy) – zatímco u SI prováděné externí firmou je výběr subdodavatelů z hlediska zadavatele transparentní, budou v tomto případě uzavírány dílčí smlouvy s jednotlivými dodavateli HW/SW komponent, jejich výběr bude muset zajistit sám zadavatel.

Zdroj:
Materiály k přednáškám IT_583.
Příručka pro tvorbu a hodnocení smluv na návrh a dodávku IS, ČSSI 2000
Úloha - předpoklady:
Předpokládejte komplexní dodávku ERP systému do strojírenského podniku.
Zadání:
Jaké ustanovení smlouvy byste navrhoval, aby byl dodavatel závislý na přínosech, které ERP podniku přinese?
Základem je rozdělení ceny produktu na dvě části – fixní, kterou zadavatel zaplatí při dodání, a zásluhovou, kterou zaplatí v závislosti na přínosech vyplývajících z nasazení SW. Pro tento případ je třeba stanovit metriky, na jejichž základě se bude nárok na tuto odměnu stanovovat. V případě ERP systému by se mohlo jednat např. o:
• Zkrácení průměrné doby vyřizování objednávky o x dní
• Zvýšení obratu o x%
• Snížení množství skladovaného materiálu o x%, zkrácení obratu zásob o x dní