2) Definování prací

Definování prací
1. cíle (goals)
2. průběžné cíle (obejctives)
3. rozsah
4. odhady množství práce (effort), nákladů (costs) a doby trvání (duration)
5. předpoklady (asoumptions)
6. rizika
7. přístup
8. organizace projektu

ad 1) Cíl
- cíl na vysoké úrovni
- charakterizuj, proč se snažíš projekt uskutečnit
- k projektovému cíli přiřaď podnikatelský přínos
- uvaž, zda podniknout více projektů k dosažení globálního cíle

Postupné cíle
- pomocí postupných cílů popiš, čeho chce projekt dosáhnout
- postupné cíle musí být SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Based)
- postupné cíle by měly být odvozeny od dodávek
- nepopisují vlastnosti a funkce

Rozsah
- stanov logické hranice projektu
- definuj, co projekt je a co již není
- definuj dobře rozsah, abys jej mohl efektivně řídit
- detaily
- definuje, co je uvnitř
- porovnej

Definování prací – předpoklady
- události nebo podmínky, které potřebujeme, aby se staly a s velkou pravděpodobností se také stanou
- budoucí podmínky nebo okolnosti, které jsou mimo vliv projektového týmu (nízká pravděpodobnost, že nastanou záporné podmínky x vysoká pravděpodobnost, že nastanou potřebné podmínky)
- nízká hladina rizika
- mohou být také identifikovány vyhledáním nízkých rizik z úvodního odhadu rizikových událostí

Definování prací – rizika
- budoucí podmínky nebo okolnosti, které jsou mimo vliv projektového týmu a které, když nastanou, mohou mít negativní dopad
- identifikace rizik: - používej odhad rizik
- zapoj investora a klíčové účastníky projektu
- identifikace rizik je pomáhá redukovat
- rizika: příležitosti x hrozby

Definování prací – organizace projektu
1. funkční
- špatná komunikace, protože se komunikuje přes funkční vedení
- 1 pracovník pracuje pod 2 vedoucími
- funkční vedoucí a vedoucí týmu
- pracovník má jistotu, že neztratí místo a dostane zaplaceno za projekt

2. projektová - viz skripta
- lidé pracují pouze na daném projektu
- po skončení přicházejí o místo
- projekt je poměrně rychlý

3. maticová
- vedení projektových manažerů
- funguje několik projektových manažerů, kteří si dosadí své lidi

Role a odpovědnosti
Obecné role
- zákazník/klient
- dodavatel
- účastníci projektu
- uživatelé

- někdy lidé v týmu projekt protahují, aby měli práci

Management
- hlavní investor
- investor projektu
- manažer projektu
- řídící výbor (steering committee) = vrcholová řídící skupina, ředitelé jednotlivých organizací, řeší otázky strategie
- funkční vedoucí = nejsou přímo členy projektového týmu, ale podporují projekt, orgány, které obhospodařují jednotlivé orgány)

Projekt
- vedoucí projektu
- obchodní vedoucí projektu (legislativní vztahy mezi hlavním dodavatelem a subdodavateli)
- projektový tým (částečný x plný úvazek)
- podpora projektu (funkcionální dělení např. mzdová účtárna)

Matice odpovědnosti

Investor Projektový vedoucí Projektový tým Řídící výbor
Definování projektu A C R A
Plán komunikací A C R A
Požadavky na projekt A R C A
Zprávy o projektu R C R R

A – schvaluje, R – kontroluje, C – vypracovává

Definování prací – definice projektu
- definuj projekt ve smyslu postupných cílů, rozsahu, rizik, předpokladů atd.
- dohodni se s investorem a hlavními akcionáři o dodávkách, rozpočtu a době trvání
- dynamika = důležitý rys projektu, významné změny se musí odrazit ve změně definice projektu