7. Projektový management

27. Řízení projektové komunikace: plánování a distribuce, řízení porad
- obsahuje procesy potřebné k časově i významově správnému generování, sběru, rozšíření, uschování projektových informací a k závaznému zacházení s nimi
- poskytuje spojení mezi lidmi, šíří myšlenky a informace
- každý kdo je do projektu zapojen, musí být připraven k vydávání a přijímání informací v projektovém jazyku
- dovednosti obecného komunikačního managementu se využívají i při řízení projektových komunikací, např:
- modely přijímač-vysílač (zpětné vazby, komunikační omezení)
- výběr média (komunikace ústní či písemná..)
- písemný styl (použití činného či trpného rodu, stavba vět, výběr slov)
- prezentační techniky (výběr jazyku)
- techniky řízení schůzí (příprava agendy, jednání v konfliktních situacích)
- dobrá komunikace je efektivní, když to, co přenáší je vnímáno na obou stranách stejně
- efektivní komunikace je životně důležitá pro úspěch každé činnosti organizace
- faktory ovlivňující komunikace:
- osobní vnímavost
- psychologický profil
- sociální prostředí
- kulturní pozadí
- sociální profil
- kulturní pozadí
- sémantické a syntaktické faktory
- organizační struktury
- komunikační media

Plánování komunikací
- obsahuje rozhodnutí o informačních a komunikačních potřebách účastníků projektu: kdo a kdy potřebuje jakou informaci, jak mu bude předána
- ve většině projektů se převážná část komunikací vykoná jako součást prvních projektových fází
- plánování komunikací je těsně spojeno s organizačním plánováním, protože organ. struktura projektu ovlivňuje požadavky na projektové komunikace

- vstupy do plánování komunikací
- požadavky na komunikace – jsou souhrnem požadavků n informace od účastníků projektu; projektové zdroje by se měly použít jen na zprostředkování informací, které přispívají k úspěchu projektu nebo tam, kde absence komunikace by vedla k chybám; typické informace potřebné k rozhodnutí o požadavcích na projektové komunikace obsahují:
- organizaci projektu a odpovědností vazby účastníků projektu
- disciplíny, oddělení a specialisté pracující na projektu
- logistiku – kolik osob pracuje na projektu a v jakých místech
- externí potřeba informace
- komunikační technologie – technologie a metody používané pro přenos informací tam a zpět mezi prvky projektu; technologické faktory komunikace obsahují:
- bezprostřednost potřeby informace
- vhodnost techniky
- předpokládaná úroveň projektového štábu
- délka trvání projektu
- nástroje a techniky pro plánování komunikací
- analýza účastníků projektu – potřeba informací různých účastníků projektu by se měla analyzovat a vypracovat metodický a logický pohled na jejich potřeby komunikace a na zdroje
- výstupy z plánování komunikací
- plán řízení komunikací – je dokument, který poskytuje:
- strukturu sběru a naplnění dat a upřesňuje, jaké metody se budou používat pro sběr a uchování různých typů informací
- strukturu distribuce – upřesňuje, komu půjdou informace a jaké metody se použijí k distribuci různých typů informací
- popis informace
- rozvrh vydávání zpráv
Distribuce informací
- obsahuje poskytování potřebné informace účastníkům projektu ve vhodném čase
- nástroje a techniky pro distribuci informací
- komunikační dovednosti – používají se k výměně informací, zdroj informací je odpovědný za vytvoření informace jaké, jednoznačné a kompletní, aby příjemce ji přijal správně a bylo jisté, že ji správně pochopil; komunikace má mnoho dimenzí:
- písemná nebo ústní
- interní (v rámci projektu) nebo externí (k zákazníkovi, k médiím, k veřejnosti)
- formální (zprávy, tiskové konference) nebo neformální (poznámky, náhodná konverzace)
- vertikální (v organizaci shora dolů) nebo horizontální (na stejné úrovni)
- informační a vyhledávací systémy – informace mezi členy týmu mohou být sdíleny mnoha různými způsoby, zahrnují formulářový systém, elektronické textové databáze, software pro projektové řízení
- informační distribuční systémy – informace mohou být distribuovány použitím mnoha metod, zahrnující projektové porady, distribuce kopií dokumentu, sdílení přístup k síťovým elektronickým databázím
Projektové porady:
- jsou svolávány kvůli komunikace a rozhodování
- účelem projektových porad je distribuce řídících informací od vedení k pracovníkům a naopak zpětnovazební informace o postupu prací od pracovníků k vedení
- efektivní řízení porad je důležitou dovedností pro každý řídící štáb
- několik poznámek k poradám:
- většina informací podaná na schůzích může být efektivněji rozšířena řádnou zprávou
- omezení pozvaných lidí pouze na nezbytný počet, více lidí na poradě znamená zmenšení produktivity
- fakt, že nejste pozván na poradu může být indikací, že váš čas je ceněn vysoko
- nedopusťte, aby se porady změnily na schůzi o sociálních věcech
- stanovte přibližný jednací čas porady a sdělte jej pozvaným
- návod pro efektivní vedení porad:
- udělejte si před poradou domácí cvičení
- zda je porada opravdu třeba
- zvažte alternativy k poradě (e-mail, zavoláni)
- sepsat body
- kategorizovat body porady
- jak bude výsledek stvrzen
- doba trvání každého bodu
- začněte poradu včas
- podejte přehled projednávaných bodů na začátku porady
- ať je každý zapojen
- buďte prostředníkem a nápomocen diskusi
- vyhnout se skupinovým konfliktům
- skončit schůzi včas
- výstupy z distribuce informací
- projektové záznamy - obsahují korespondenci, poznámky, zprávy a dokumenty popisující projekt
- prezentace projektu

28. Řízení projektové komunikace: prezentace projektu
- prezentace projektových plánů a rozvrhů může být velice usnadněna použitím diagramů a výkresů
- Ganttův diagram je jedním z palety diagramů, které se používají v projektovém řízení
- diagram s milníky - je to Ganttův diagram s vyznačenými milníky zvláštními symboly, pomocí milníků může projektový manažer snadno zhodnotit stav projektu a přijmout korekční opatření
- úsečky se sumárními činnostmi – někdy je žádoucí prezentovat informace o projektu ve stručné formě, to se může provést sloučením určitého počtu logicky navazujících činností do jedné sumární činnosti
- nákladový a výkonový diagram – velmi užitečný diagram, kde jsou vyneseny náklady a výkony
- diagram čerpání rozpočtu – ukazuje, jak je rozpočet čerpán v závislosti na projektových výkonech; elán při zahájení projektů vede podnikatele k použití příliš mnoha prostředků na začátku a později zjistí, že mu prostředky chybí
- diagram rozdělení nákladů – ukazuje, jaký díl celkových nákladů připadá na různé součásti projektu, může být nakreslen jako kruhový nebo sloupcový
- křivka čerpání nákladů (S – křivka) – ukazuje kumulativní podíl nákladů jednotlivých komponent v čase

29. Řízení projektové komunikace: zprávy o výkonu, uzávěrka projektu
- zprávy o výkonu představují sběr a rozdělení informací, které poskytují účastníkům projektu informace o tom, jak se využívají zdroje a plní cíle projektu
- tento proces obsahuje:
- zprávy o stavu – popisují v jakém stádiu se projekt nachází
- zprávy o postupu – co už projektový tým dokončil
- prognózování – předpovědi budoucího stavu
- nástroje a techniky pro zadávání zpráv o výkonech
- přehledy o výkonech – výkonové přehledy jsou většinou zprávy, při nichž se stanoví stav a postup projektu
- analýza odchylek – představuje porovnání skutečných projektových výsledků a plánovaných nebo očekávaných výsledků; nejčastěji se analyzují odchylky v nákladech nebo v termínech
- analýza trendů – znamená prověřit výsledky projektu v čase a určit, zda se výkon zlepšuje nebo zhoršuje
- analýza vytvořené hodnoty – viz otázka 30
- výstupy z podávání zpráv o výkonech
- zprávy o výkonech – organizují a sumarizují shromážděné informace a prezentují výsledky analýz; zprávy by měly poskytovat takové informace, jak to požadují různí účastníci projektu; obecné formy pro zprávy o výkonech zahrnují úsečkové diagramy, S-křivky, histrogramy a tabulky
- požadavky na změny – analýza projektového výkonu často generuje požadavek na změnu některého prvku projektu
Uzávěrka projektu
- projekt nebo projektová fáze po dosažení svých cílů nebo při skončení z jiných důvodů musí být uzavřeny
- administrativní uzavření obsahuje ověření a dokumentování projektových výsledků, aby produkt mohl být formálně převzat investorem, klientem nebo zákazníkem
- s administrativním uzavřením činností by se nemělo čekat až do skončení celého projektu; každá fáze projektu by se měla vhodným způsobem uzavřít a zajistit tak, aby se důležité a užitečné informace neztratily
- vstupy do administrativní uzávěrky
- dokumentace k měření výkonu – všechna dokumentace s měření a analýzou výkonu se musí shromáždit a přehledně uspořádat
- dokumentace o projektovém produktu – dokumentace vytvořená k popisu projektového produktu se musí shromáždit a přehledně uspořádat
- výstupy z administrativní uzávěrky
- projektový archiv – měl by se připravit kompletní soubor indexovaných projektových záznamů k archivaci; zvláštní pozornost by se měla věnovat archivaci finančních dokladů, zvláště když se na projektech používají kontrakty nebo projekt obsahuje mnoho obchodního zboží
- formální akceptování projektu – měly by se připravit a distribuovat doklady, jimiž klient nebo investor přejímají produkt projektu nebo projektovou fázi

30. Analýza výkonu, nákladů, termínů (EVA, vytvořená hodnota)
- analýza vytvořené hodnoty
- ve svých formách je nejvíce používaná metoda pro měření výkonu
- integruje měření rozsahu, nákladů a termínů a pomáhá řídícímu týmu projektu stanovit projektový výkon
- analýza earned value obsahuje stanovení tří klíčových hodnot:
- rozpočet, neboli rozpočtové náklady na plánovanou práci (BCWS), je díl schválených odhadnutých nákladů plánovaných pro určitou činnost v daném časovém úseku
- skutečné náklady na vykonanou práci (ACWB), jsou celkové přímé i nepřímé náklady spotřebované na vykonání práce na aktivitě během časového úseku
- vytvořenou hodnotu neboli rozpočtové náklady na skutečně vykonanou práci (BCWP), je procentní podíl z celkové rozpočtové hodnoty rovný procentu práce skutečně vykonané z celkové plánované
- tyto tři hodnoty se používají v kombinace, aby se ohodnotilo, zda práce byla či nebyl dokončena, jak bylo plánováno
- nejužívanější kritéria jsou odchylka nákladů CV=BCWP-ACWP, odchylka v termínu SV=BCWP-BCWS a index nákladového plnění CPI=BCWP/ACWP
- kumulativní CPI se používá k předpovědi projektových nákladů při dokončení projektu
- index termínového plnění SPI=BCWP/BCWS se používá k předpovědi data dokončení projektu

6) Řízení komunikace

Řízení komunikace

„Schopnost komunikovat je na prvním místě v seznamu kritérií úspěchu.“

Peter Drucker

- správná komunikace je kritickým faktorem úspěchu
- dejte správnou informaci správným posluchačům
- komunikace mezi projektem a účastníky projektu
- informace o stavu na všech projektech
- zprávy o stavu
- kontrolní porady


Podávání zpráv o stavu

Účel
- informují o postupu projektu vzhledem k plánu projektu
- informují o postupu projektu vzhledem k průběžným cílům
- informují management projektu o: - rozporech
- změnách
- riziku
- řídí očekávání

Postup projektu

Požadavky na změny Syntéza

Zpráva o stavu
Deník rozporů

Další relevantní informace


Řízení komunikace
- při komunikaci vždy myslete na posluchače
- pečlivě zvažujte, o co žádáte
- žádáte-li o informaci, musíte vědět, jak ji použijete
- je-li potřeba, zpracujte mimořádnou zprávu
- využívejte standardní zprávy
- s čím vyšší organizační úrovní komunikujete, tím méně informací se vyžaduje
- musíte mít jasno, kdy je komunikace potřebná

SEMAFOR:
- červená = potřeba zabývat se zprávou
- žlutá = něco se děje, výstraha, připravit se
- zelená = není potřeba zásahu příjemce zprávy
- ujistěte se, že frekvence vašich zpráv je reálná
- krátký projekt - častěji
- dlouhý projekt – méně často

- sdělujte informace tvůrčím způsobem
- hlasovou poštou
- e-mailem
- na papíře
- na webu…

- členové projektového týmu informují projektového manažera, který udělá zprávu o projektu
- kontrolních porad se účastní celý projektový tým (zákazník, investor…)
- u dlouhých projektů mohou kontrolní porady probíhat odděleně, zprávy o stavu projektu se vydávají zpravidla 1x za měsíc
- pro úplné informování zákazníka/vedoucího se nespoléhejte jen na zprávy o stavu, zvláště když sdělujete špatné zprávy

Hlavní výstupy
- individuální zprávy o stavu
- členové týmu projektovému vedoucímu

- týdenní/měsíční zprávy o stavu projektu
- projektový manažer účastníkům projektu
- může existovat několik zpráv v různé formě pro různé příjemce

- kontrolní porady

Vedení porady
- agenda
- zapisovatel = partner při velkých poradách
- účastníci přípravy porady
- zvěte pouze ty lidi, kteří jsou nutní
- začněte včas (ale umožněte schůzky před poradou)
- porada by neměla být delší než 1 hod
- vysvětlete účel a očekávaný výsledek
- držte se agendy a sledujte čas
- je třeba zapsat, co se má udělat
- rekapitulujte, co se má udělat, kdo je odpovědný a termín splnění
- rekapitulujte všechna rozhodnutí

Otázka: Jak zajistíte, že se dostane správná informace o projektu správnému příjemci co nejefektivnějších způsobem?

Plánujte!!!

Plán komunikace
- určete účastníky projektu
- určete potřebu komunikace pro každého účastníka
- určete postupné cíle, jak splnit komunikační plán
- určete prioritu komunikačních možností
- zaveďte všechny komunikace, které jsou povinné
- zaveďte nejvýhodnější komunikační možnosti
- přidejte výsledné komunikační činnosti do plánu projektu
- je nutné dbát na to, aby komunikace byla efektivní, jednoduchá
- pokud se účastníci komunikace nacházejí na různých místech, je třeba zvážit použití telekonference

Povinná komunikace
- podávání zpráv
- požadovaná data
- stav projektu
- „push“ je posílána příjemci
- kontrolní porady
- hlášení o stavu projektu

Informační komunikace
- vzdělávání
- „jak na to“
- „pull“ (příjemce si informace musí vytáhnout)

Marketingová komunikace
- propagace projektu
- „push“ (informace tlačeny k příjemci – ovlivňování veřejného mínění)

Příklady povinné komunikace
- zprávy o stavu projektu
- pravidelná aktualizace stavu
- kontrolní porady
- porady řídícího výboru
- pravidelné konference a videokonference se vzdálenými účastníky
- vládou požadované zprávy a ostatní informace
- finanční hlášení (stav rozpočtu, počet pracovníků…)

Příklady informační komunikace
- informační porady
- projektové informace a dokumentace v adresářích nebo v knihovně s volným přístupem
- informace o projektu na webových stránkách

Příklady MTG komunikace
- projektové novinky s pozitivním marketingovým vlivem
- soutěže s jednoduchými cenami
- slogany o projektu posilující pozitivní image
- oslavy, které zviditelňují dosažení hlavních milníků
- upomínkové předměty – odznaky, tužky, šálky, trička atd.


- urči prioritu komunikačních výstupů


velký dopad Věnuj se nejdříve této oblasti
komunikace

malý dopad velká pracnost malá pracnost


- jak efektivně řídit očekávání? Komunikovat, komunikovat, komunikovat!!!
- abychom mohli řídit očekávání zákazníka, musíme být první
- projektový manažer musí být iniciativní,
- první je ten, kdo začne komunikovat


Řízení očekávání

- v mnoha případech se konflikt vyskytuje nikoliv kvůli aktuálnímu problému, ale kvůli tomu, že zákazník nebo manažer je překvapen
- získání souhlasu (souhlas zákazníka s definicí projektu)
- dodávky a očekávání (musí být dodáno to, co je očekáváno, je třeba o tom jednat)
- komunikuj aktivně (všechny komunikace jsou povinné, aby se předešlo překvapení)
- periodické hodnocení výkonnosti (přidaná hodnota bude odpovídat vynaloženým nákladům)
- je-li to nutné, opravte očekávání
- plnění dohody (nebudou-li dohody plněny, vyvolat jednání o změně)


Značka projektu

- propracovanější forma MTG komunikace
- promyslete, co působí na pozitivní image a důvěru v projekt
- snažte se vyvolat image a výborný pocit u osoby, která slyší o projektu
- značka projektu souvisí i se značkou jiných spotřebních produktů
- značka má určitý vliv na osobu
- aktivně budujete image projektu
- příklady budování image projektu: používejte pozitivní jméno projektu (akronym), vybudujte image projektu, používejte logo, upomínkové předměty, materiály s logem, trička, šálky, tužky…